【例文付き!】歯科衛生士へのスカウトメール書き方ガイド|応募率UPのコツや、送るべき時間帯も解説!

2022.05.23

こんにちは、土屋です。

グッピーやジョブメドレーのスカウトメール、使いこなせていますか?

オンラインでのメッセージのやりとりが当たり前になった現代。
コロナ禍で採用のオンライン化が加速したことにより、紙の求人票ではなく、SNSやスカウトメールの活用が採用のスタンダードになりつつあります。

本記事ではスカウトメールの効果的な使い方について解説します。
歯科衛生士の採用を500名以上行ってきた筆者の経験やノウハウも余すこと無く公開します。

スカウトメールを初めて使う方、今よりもっとスカウトメールを有効活用したい歯科医院様は必見です。

スカウトメールとは

従来のように求職者からの応募を待つのではなく、医院側が声をかけたい求職者を検索し、その求職者に直接メッセージを送ることで応募を促進するのが「スカウトメール」と呼ばれる採用手法です。

近年、「ダイレクトリクルーティング」という言葉を耳にすることもあるかと思いますが、ダイレクトリクルーティングとは医院側から求職者へ直接アプローチする採用手法です。広義では、リファラル採用(既存スタッフに知人を紹介してもらう採用手法)やSNSのDMもダイレクトリクルーティングに含められ、一口にダイレクトリクルーティングといっても様々なチャネルがありますが、一般的にはスカウトメールを送るという手法が一番主流になっています。

まさに「待ち」ではなく「攻め」の採用といえるでしょう。

スカウトメールが注目されている理由

ご存知の通り、近年、歯科業界では深刻な人材不足が問題となっており、歯科衛生士の求人倍率は2020年時点で20.7倍と、2016年から20倍以上が続いている状態です。それに加えて、コロナ禍をきっかけに今まで以上に採用のオンライン化が加速したことにより、今スカウトメールが注目されている大きな理由の1つです。

特に、歯科衛生士の絶対人数が少ない地方の医院や、給与や福利厚生など条件だけでは勝負できない医院、既存の歯科衛生士がいない医院などは、候補者を集めることが難しくなってきています。

スカウトメールの利点は「求める人材」に医院側からアプローチできる点です。それにより応募者を獲得できたり、採用のミスマッチを防ぐことができます。

また、スカウトメールの醍醐味は「特別感」です。求職者にとって求人が多すぎて選べない今、スカウトメールが届くことで「特別感」を得られるだけでなく、今はまだ転職意思がないなどの転職潜在層にもアプローチが可能になります。

スカウトメールを送る前に必ず知っておくべきこと

スカウトメールは従来の採用手法とは異なり医院側からのアプローチになるため求職者の医院への理解は浅く、志望度も低い状態です。新卒は1年前から活動している人もいますし、中途もすぐに転職を考えておらずタイミングや希望が合えば転職したいと考えている「転職潜在層」が多いため、まずは興味を持ってもらうところから始めなければならないので中長期的なアプローチが必要となります。

スカウトメールからいきなり選考に進むのは求職者にとってハードルが高く、医院側とのミスマッチも起こりやすくなります。そのため、気軽に見学できる場を設けることがポイントとなります。

歯科衛生士採用におすすめのスカウトメールサービス

ジョブメドレー

採用が決まるまで費用が一切かからない「成果報酬型」でありながら、無料で利用できるサービスが充実しています。特に、月200通まで無料で利用できるスカウトメールの効果が高く、求職者の見逃し対策、攻めの採用を目的として、多くの歯科医院が活用しています。無料でスカウトメールを送れるので積極的に活用していきましょう!

グッピー

グッピーは閲覧課金型(ポイント制・新卒の場合は期間形成型)で、掲載された求人情報が見られた回数だけ費用がかかるというシステムです。求人が見られるほど費用は掛かりますが、早い段階で採用できれば、採用単価を非常に安くできます。歯科衛生士からの知名度も高く、転職活動の際には必ずチェックされる媒体の一つです。
スカウトメールは1通送るのに1,000ポイント(1,000円)かかりますが、100通送っても1人採用できれば採用単価10万円だということを考えれば、積極的にスカウトメールを活用していきたいところです。

スカウトメールを成功させるコツは?

POINT1|ターゲット設定は絞りすぎず、最終アクセス順に送る

一般企業のスカウトメールでは、「スカウトするペルソナを設定しましょう」「検索軸を絞りましょう」とか色々あるのですが、歯科衛生士採用ではその必要はありません。
なぜなら、歯科衛生士はそもそも求職者の数がそれほど多くないのと、職務経歴や希望条件を登録している人が少ないためです。ターゲットを絞りすぎてしまうとスカウトの対象が少なくなってしまい、可能性のある人を逃してしまいます。

従って、ターゲット設定は「地域」のみでやるのが正解です。

歯科衛生士採用のターゲット設定の効果的なやり方は以下の通りです。

  • 自院に通勤できる範囲の「地域」で検索する。
  • 最終アクセス日が新しい順にプロフィールを閲覧していく。
  • 採用対象になると思った方に、一人ずつスカウトメールを送る。
  • 2〜3を繰り返す。
  • 送信対象がなくなったら、1の範囲を広げて、まだスカウトを送っていない対象者に2〜4を実行する。

ここでのポイントは、求職者の「希望勤務地」と「最終アクセス日」です。

希望勤務地が大事な理由は、歯科衛生士が就業先を選ぶ際にまず気にするのが勤務地だからです。地域によって多少の違いはありますが、希望勤務地の希望は「通勤時間30分以内」が圧倒的に多い。従ってあまりにも通勤時間がかかる方にスカウトメールを送るのは非効率です。

検索の方法は簡単、「都道府県」で検索するだけでOKです。
北海道でも東京でも沖縄でも全国どこでもです。

次に最終アクセス日付・時間順です。

求職者検索の結果は、グッピーもジョブメドレーも最終アクセス日・時間順に表示されます。グッピーは最終アクセス日、ジョブメドレーは時間まで表示されます。
その時間に求人媒体にアクセスした=求職意識があるということなので、求職の意欲が最もHOTな状態であると捉えることができます。
採用はナマモノだと言われます。特に歯科衛生士は気持ちの移り変わりが早いので、どれだけHOTな状態の時にスカウトするかというのがとても重要になってくるのです。

従って、細かい条件を絞って探すよりも、まずはざっくり都道府県で検索して、その中で最もアクセス日・時間が近い人を探して、その人にスカウトを送るかどうかを判断していくとう手順を踏んだ方が返信率は高まります。

POINT2|「あたただけに」感を出す

歯科衛生士の求人倍率は20倍。つまり歯科衛生士1人に対して20医院が「欲しい!」と手を挙げるわけですから、歯科衛生士の元にはスカウトメールが毎日、大量に送られているという前提立ちましょう。

多くのメールの中から際立つためには、スカウトメールの内容が重要になります。

特にスカウトメールは、開封されたとしても最後まで読まずに閉じられる可能性が高いです。
したがって冒頭にいかに伝えたいことを記載できるかがポイントになります。職務経歴や自己ピーアールを読み込んで、「あなただからこそスカウトしました」ということをしっかり伝えましょう。

好感度をアップさせるために、スカウトに至った評価ポイントを記載するのがおすすめです。
いくつかパターンを考えておき、期限を決め、それぞれの反応率を検証してみるのもおすすめです。

これはNG|1番やってはいけないことはテンプレートをそのまま使うこと

特にジョブメドレーは月200通まで無料で送信できるため、歯科衛生士の元には毎日、大量のスカウトメールが届きます。そこで1番やってはいけないのは元々用意さえているテンプレートをそのまま使うことです。複数人への一括送信もいけません。無料で送信できるといって手当り次第に送りつけてしまうと、かえって印象が悪くなり逆効果になることもありますのでご注意ください。

https://twitter.com/sin_k5110h/status/1517831269991981056
https://twitter.com/1296375xx/status/1437277311372443652
https://twitter.com/lovlovmt/status/1473479426600235008

POINT3|スカウト文面は相手に寄り添う内容にする

歯科衛生士の就職・転職活動は、不安を抱えながらおこなっている人や、慎重におこなっている人が非常に多いです。

「とにかく気になったら応募(エントリー)してみる」といったケースはほとんどなく医院側からすると、募集要件にぴったりの人材であってもなかなか応募してもらえないことにもどかしく感じることもあるかもしれません。

少し奥手な求職者に、自院の求人とマッチしていることを気づいてもらうためにも「スカウトメール」はとても有効です。

自院の求人と候補者のスキルや経験がいかにマッチしているかを記載することで、求職者を「思い切って応募してみよう」という気持ちにさせることができ、エントリーの後押しとなります。

またスカウトは医院側からの声掛けになるためエントリー後にいきなり面接ではなく、「医院見学会」の実施をおすすめします。

POINT4|医院の紹介はわかりやすく端的に伝える

候補者の評価を伝えた後は、医院をアピールしていきます。

せっかくのスカウトメッセージなので、ネット検索してすぐに得られる情報ではもったいないですよね。

「医院が現在、どのようにして患者様に対して貢献しているのか」「今後どのような医院を目指しているのか」「スタッフに対しての向かい方」ということを紹介していくのも効果的です。

また、「もっとこの医院のことを知りたい」と思えるよう全ては伝えずに、見学に誘導する形で締めるのも効果的です。

返信率UP!スカウトメールを送る曜日と時間帯

スカウトメールは文面だけでなく、送る曜日や時間帯によっても大きく効果が異なります。
既読率が高いのは以下の通りです。

1位 月曜 22時

2位 水曜 13時

3位 火曜 22時

(当社調べ)

この結果について何人かの歯科衛生士に見せた所、このように推理していました。

はぁは

「日曜日休んで、月曜日に気分が乗らずに出勤したら嫌なことがあって「辞めてやる!」となる。家に帰ってくつろいだところで転職サイトを眺めるというパターンではないか」

はぁは

「木曜と日曜、土曜の午後は休みの医院が多いから、その日は仕事のことは忘れて遊んでいたりリラックスしているからランクインしていないのではないか」

なるほど一理ありそうですね。

「出勤日の昼か夜」と覚えておけば良さそうです。

従って、この少し前の時間にスカウトメールを送るだけで返信率を上げることができそうですね。

スカウトメールの書き方と例文

私は、職種別、年代別にテンプレートを使い分けていますが、すべて紹介するとボリュームを多くなりすぎてしまうので、代表的なものを3つご紹介します。

<歯科衛生士、30歳以上、経験者、プロフィール記載ありの場合>

はじめまして。
◯◯歯科医院、院長の◯◯と申します。
当院は、◯◯駅徒歩◯分の場所にある、◯◯と◯◯に力を入れている医院です。
(アクセス方法と簡単な医院の特徴を伝えます)

ご経歴を拝見し、ぜひ一度お話をさせて頂きたいと思いご連絡させていただきました。

理由としては、職務経歴にあります〇〇のご経験から、当院が現在募集している歯科衛生士としてご活躍いただける人材だと高く評価しているからです!
また、希望されている条件に◯◯とあり、当院も〇〇に力を入れていることからご期待に添える環境が提供できると思っております。
(具体的にどのような環境を提供できるのかを記載できると◎)

弊社の人員構成としては、Dr◯人、DH◯◯、DA◯◯となっており、チームワークを大事にしています。
(人間関係を気にするのでスタッフ構成を記載できると◎)

他にもいろいろとお伝えしたいのですが、ぜひ直接お話しさせて頂き、お互いを知り合うことができればと思っています。
お返事頂ければ次のメッセージで医院見学の日程調整のご案内をお送りします。

また、すぐにでも選考に進みたい、というご要望があればご遠慮なくその旨もお伝えください!

スケジュール調整はもちろん、医院見学もZOOMやLINEを使ったオンライン見学など柔軟に対応致します。
(コロナ禍以降、オンライン見学の効果が高まっていますので対応できると◎)

それではお返事を心よりお待ちしております!

【解説】

  • このケースは経験・実績もあり、プロフィールに経歴や希望もあるのでしっかりとそこに触れていく
  • 親近感を持って最後まで読んでもらえるよう、送り主は「個人名」で記載。
  • あなただから送ったという「特別感」を冒頭でしっかり伝える。
  • 医院側の紹介は端的に、それ以上知りたいかどうかは任意で選べるようにしておくなど工夫する。
  • 候補者が次のアクションを気軽に起こしやすいように誘導し、接触方法もエントリーだけではなくカジュアルな見学会を挟むような流れだと◎
  • 候補者にしっかりと寄り添い、威圧感を与えないような文面にする。

<歯科衛生士、25歳、中途、プロフィール記載なしの場合>

はじめまして。
◯◯歯科医院、院長の◯◯と申します。
当院は、◯◯駅徒歩◯分の場所にある、◯◯と◯◯に力を入れている医院です。
(アクセス方法と簡単な医院の特徴を伝えます)

〇〇にお住まいなのですね。それであれば当院だと電車で◯◯分位かと思います。
(プロフィールの記載がないので通勤時間について触れていきます)

(医院の紹介を書く)
・具体的な診療内容の特徴と考え方
・給与、休み、時間、その他条件面でアピールできること
・その他スタッフに対する向き合い方(教育に力を入れている、自主性を大事にしているなど)

弊社の人員構成としては、Dr◯人、DH◯◯、DA◯◯となっており、チームワークを大事にしています。
(人間関係を気にするのでスタッフ構成を記載できると◎)

他にもいろいろとお伝えしたいのですが、ぜひ直接お話しさせて頂き、お互いを知り合うことができればと思っています。
お返事頂ければ次のメッセージで医院見学の日程調整のご案内をお送りします。

また、すぐにでも選考に進みたい、というご要望があればご遠慮なくその旨もお伝えください!

スケジュール調整はもちろん、医院見学もZOOMやLINEを使ったオンライン見学など柔軟に対応致します。
(コロナ禍以降、オンライン見学の効果が高まっていますので対応できると◎)

それではお返事を心よりお待ちしております!

【解説】

  • 先ほどとは違い、プロフィールの記載がないので、「あなただけに」感を出すために、通勤時間を入れる。
  • あなたの◯◯に対して◯◯を、ということもできないので、歯科衛生士が興味のありそうな情報をこちらから先に伝える。
  • ジョブメドレーはプロフィール入力している方が少ないのでこのパターンがあてはまることが多いです。

<歯科衛生士、21歳、新卒、プロフィール記載なしの場合>

こんにちは。◯◯歯科医院、院長の◯◯と申します。
〇〇にお住まいなのですね。それであれば当院だと電車で◯◯分位かと思います。
◯◯と◯◯に力を入れている医院で、Dr◯名、DH◯名、DA◯という人員構成です。

よろしければ一度見学にお越しになりませんか?オンライン見学にも対応します。
まずはこちらの求人情報をご覧ください。
http://www.△△△.com/△△△

【解説】

  • いわゆるZ世代と呼ばれる新卒世代はLINEやTwitter、Instagram、TikTok、YouTubeなどがメインで使うツールであり、文字でのコミュニーケーションに慣れていません。長いメッセージは、届いただけで読まれないということがあります。
  • 従って、必要最低限のことを簡潔に伝えて求人原稿を見てもらうという戦略です。
  • 全く反応がないこともあるので、いろいろ使い分けていくときにお試しください。

どうしても手間がかけられない医院様へ!スカウトメール配信代行

スカウトメールの最も効果的な使い方は、求人サイトを毎日チェックして、候補者が求人サイトにアクセスしたその日にスカウトメールを送信することです。

さらに、決まったテンプレートや一括送信機能は使わずに、一人ひとり丁寧に、まさに好きな人にラブレターを書くような気持ちで取り組むことです。

そこまでやれる自信がない、時間がないという場合は、採用業務をまるごとお任せできる「採用代行サービス」の活用をオススメします。

求人条件設定の初期コンサルから、応募が来る求人原稿の作成、日々の媒体運用、スカウトメールの送信などをすべて医院に代わって行います。効果が出るまで試行錯誤を繰り返し実行するので、これから5年以上は採用に苦しむことがない「仕組み」を手に入れることが可能です。

私が経営する「デンタルHR総研」では、ニーズにあわせた選べる3つのサービスプランを用意しています。興味のある方は是非お問い合わせください。

まとめ

  • スカウトメールは医院側から求職者へ直接アプローチする採用手法の一つ
  • 採用のオンライン化が加速したことにより、今スカウトメールが注目されている
  • スカウトメールの出口として気軽に見学できる場を設けることがポイント
  • 歯科衛生士採用におすすめのスカウトメールサービスは「ジョブメドレー」と「グッピー」
  • ジョブメドレーは月200通まで無料で利用できる
  • グッピーは1通送るのに1,000ポイント(1,000円)かかるが採用できれば費用対効果は高い
  • スカウトメールを成功させるコツは以下の通り
  • POINT1|ターゲット設定は絞りすぎず、最終アクセス順に送る
  • POINT2|「あたただけに」感を出す
  • POINT3|スカウト文面は相手に寄り添う内容にする
  • POINT4|医院の紹介はわかりやすく端的に伝える
  • スカウトメールを送る曜日と時間帯は、1位月曜22時、2位水曜13時、3位火曜22時
  • スカウトメールの文面は職種別、年代別にテンプレートを使い分ける
  • どうしても手間がかけられない場合は、採用代行サービスを活用する

以上、歯科衛生士へのスカウトメール書き方ガイドとして、応募率UPのコツや、送るべき時間帯なども実際のスカウト文面例なども含めてお伝えしてきました。今日から使える具体的な内容も紹介したので、是非実践してみてください。

採用で困ったことがあればいつでもお気軽にご連絡ください。一緒によい採用を成功させましょう!

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