歯科衛生士の採用は難しい?誰も教えてくれない歯科衛生士の採用方法

2022.03.28

こんにちは、土屋です。

歯科衛生士の採用は年々難しくなってきています。

歯科院長

昔は採用に困ることがなく、これまでもなんとか自分で解決してきた。今回も自分でやれるだろうと、採用セミナーを受講したり、学校に求人票を送ったり努力はしています。しかし、なかなか上手くいきません…。

それもそのはず、一概に採用活動といっても、母集団形成から、見学・面接、採用に至るまで、非常に多くのプロセスが存在し、その全プロセスに対して専門的な知識と戦術が必要となります。

さらに、インターネットやSNSの台頭、また、コロナ禍によって働き方の複雑化・多様化が進み、採用活動のトレンドは日々目まぐるしく変化しています。診療の合間をみながらでは、上手くいかないのも仕方ありません。

そこで今回はどんな医院でもすぐに実践できる歯科衛生士の採用方法をわかりやすく徹底解説します。2016年から5年で約500名の歯科衛生士を採用してきた筆者の経験やノウハウも豊富に紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

採用戦略を立てる

まずは採用戦略を立てるところからスタートです。

採用戦略とは、採用活動における指針を示すものです。採用戦略というと難しく聞こえるかもしれませんが、歯科医院における採用戦略は超シンプルなもので大丈夫です。

インターネット上に溢れている「採用戦略の立て方」は、一般企業向が大人数採用することを想定しているものがほとんどで(大型医療法人を除く)、多くの歯科医院には当てはまらないものばかりです。

下記は一般的な採用戦略のフレームで、左が一般企業向けのもの、右は私が考える歯科医院における歯科衛生士採用戦略です。

一般企業と歯科医院の採用戦略フレーム比較

一般企業の採用戦略 歯科医院の歯科衛生士採用戦略
1.事業計画やビジョンの確認 必要なし
2.要員計画・人員計画 まずは1人採用する
3.ターゲット・求める人物像 DH資格あり。明るく、素直で、ポジティブ
4.3C分析・SWOT分析・採用ブランディング 衛生士の気持ち、自院の強み、競争相手を知る
5.採用手法・チャネルの選定 スタートはグッピーとジョブメドレーだけ
6.選考方法・面接の方法・基準設定 選考は1回に集約させる
7.内定後・入社前後のフォロー しっかりフォロー

各項目について、一つずつ解説していきます。

事業計画やビジョンの確認は必要なし

採用戦略を立てる上でまずやるべきことは事業計画やビジョンの確認です。

しかし、ここはスルーして結構です。

事業計画やビジョンはとても重要です。ここで必要がないというのは、事業計画やビジョンそのものが不必要ということではなく、採用戦略を考えるタイミングでは無理して決める必要はないということです。

なぜなら、事業計画やビジョンは医院の経営にとって非常に大事な要素であり、ゆえにとても難しい課題です。そして、ビジョンの構築はすぐになし得るものではないからです

もちろん事業計画やビジョンと採用計画がリンクしている状態がベストではありますが、ここで立ち止まって進めなくなる院長をたくさん見てきたので、このような提案をしています。

場当たり的な採用になってしまうことは否めませんが、採用活動は進めて、同時に、事業計画やビジョンもじっくりと考えていくことをおすすめします。#まずは一歩踏み出すことが大事です!

要員計画・人員計画もスルーしてOK

「要員計画」とは、事業を遂行する際に必要となる人数(人員)を見積もるための計画のこと。人員計画は「このポジションにはどういう人材が必要か」といった具体的な人材配置についての計画のことです。

どちらも事業計画に紐付く指標ですが、前項で事業計画はスルーする方針を提案したため、ここでは設定できません。

そもそも歯科医院の人員は計画通りに行くことの方が少ない世界です。

信頼していたスタッフでも突然辞めてしまったり、結婚や出産、パートナーの赴任などによって急な配置転換を考えるケースも多く、計画しても計画通りにいくほうが珍しいくらいです。

したがって、計画はもちろんあるのが理想ですが、なくてもそれほど困ることはありませんので、ここもスルーしてしまってOKです。

求める人物像の設定はシンプルに

「まずは求める人物像を決めましょう!」「活躍する人材の要件をまとめましょう」「当院に合った人ってどんな人?」

人材採用をはじめようとするとき、このようなことを必ず求められます。なぜか?それは、企業が、たくさんの応募者の中から必要な人材を見極めるために必要となるからです。

母集団(応募者)がたくさんいるという前提で、効率的に自社にマッチした人材を採用するために定義するものです。

歯科医院の場合は、そもそも多くの母集団を形成することは見込めませんし、求める人物像を詳しく定義するのは、採用の機会を減らすことになると考えているため、おすすめしません。

歯科医院における求める人物像は3要素のみでOK

明るく 素直で ポジティブ

数百名を超える歯科院長に求める人物像のヒアリングをした結果、突き詰めるとこの3要素に集約されます。こんな人材なら自分も採用すると思いませんか?

しかし、三拍子揃った方に巡り合うことは少ないので、3要素の内どこに重点を置くかくらいを決めて面接しましょう。

歯科採用で「求める人物像」を設定すると採用の機会を減らすという理由は、こちらの記事で詳しく解説していますので深く知りたい場合はご覧ください。

歯科衛生士の求人で「求める人物像」を載せると【応募が減る】!?

求人情報のコンテンツによくある「求める人物像」、実は歯科衛生士の採用で公開すると【応募が減る】ということにお気付きですか?
この記事ではその理由と対策について解説してます。
歯科衛生士の採用でお困りの院長必見です!

続きを見る

衛生士の気持ち、自院の強み、競争相手を知る

次にやることは3C分析です。

3C分析は、マーケティング戦略で用いられるフレームワークです。3Cとは、「Customer(市場・顧客)、Competitor(競合)、Company(自社)」の3つの頭文字を取ったもので、人材採用にも使える便利なフレームワークです。

人材採用では3Cを下記のように置き換えて考えてください。

  • Customer=求職者(ここでは歯科衛生士)
  • Competitor=採用競合(この後解説)
  • Company=自医院

1.歯科衛生士の就職先・職場の選び方を知る

まずは歯科衛生士の就職先・職場の選び方を知りましょう。

求人サイト「グッピー」の調査によると、歯科衛生士が就職先を選ぶ際には、給与や勤務地はもちろんのこと、人間関係なども重視すべきポイントです。歯科医院は少人数で業務をすることが多いため、院長やスタッフとの関係は仕事に大きく影響するからです。

2021年 GUPPY調べ(複数回答)※GUPPYホームページより引用

2.採用競合の求人条件を知る

採用競合とは、採用活動においてライバルとなる医院のことです。自医院が採用ターゲットにしている歯科衛生士を奪い合う可能性がある競合他医院のことをいいます。

採用競合を定義する

まずは採用競合を定義します。
採用競合になる医院は、採用戦略や地域にもよりますが、自医院から30分圏内にあり歯科衛生士を募集している医院です。

歯科衛生士は、勤務地や路線など働く場所を絞って求人情報を探す傾向が強いからです。

採用競合を調査する

グッピーなどの求人サイトで「地域を指定して検索」し、出てきた医院の求人情報を一覧化します。

  • 最低でも10医院は調査してください。
  • 対象が10医院に満たない場合は地域を広げて検索してください。
  • 常勤と非常勤は分けてください。
  • 最後に自医院の現状も追加してください。

調査項目は以下4つです。

  • 交通アクセス
  • 給与
  • 休日
  • 勤務時間

なぜこの4項目なのか?歯科衛生士が就職先・職場の選び方で重視する項目のトップ4であるからです。

職場の雰囲気や院長・スタッフの人柄なども重視しますが、求人情報上では判断しにくいため、定量化しやすいこの4つの基準で、自分の基準に合った医院を探します。

※採用競合調査シートはこちらで無料配布していますので、ご自由にお使いください。

3.自院の採用上の特徴、強み、弱みを発掘する

次は自医院の情報を採用競合の条件と並べて比較します。
比較項目は競合と同じ4つです。

この項の内容は非常に重要且つ難易度も高いため、この記事での詳しい解説は割愛いたします。今後1項目ずつ解説記事を公開していく予定なので、少々お待ちください。

「給与」についての解説記事を公開しました。詳しく知りたい方は下記よりご覧ください。

【2023年版】歯科衛生士が採用できない1番の理由【給料・給与の話】

歯科衛生士の採用ができない理由はなんだと思いますか?
この記事では「歯科衛生士が採用できない1番の理由」と「採用するための対策」について解説しています。
歯科衛生士の求人でお悩みの歯科医院必見です。

続きを見る

採用する手法は広げすぎないのがポイント

「歯科衛生士を採用する方法がたくさんあり、どれを選べば良いかわからない」と頭を悩ませている院長も多くいらっしゃいます。

歯科衛生士採用の代表的な求人方法は下記の通りです。

  • ハローワークを活用する
  • 専門学校・大学を活用する
  • 歯科衛生士向け求人媒体を活用する
  • 求人検索エンジン(Indeed等)を活用する
  • 人材紹介を活用する
  • 自社採用サイト、採用ホームページを活用する
  • SNSを活用する
  • 知人の紹介を活用する
  • イベント・合同説明会に参加する
  • 求人チラシ・張り紙(ポスター)を活用する
  • 各種団体を活用する

また、採用媒体以外にも、近頃は採用をプロに丸投げできる「採用代行」の利用が、歯科業界に限らず全業界のトレンドとなっています。

歯科院長

これだけたくさんあると、どれがよいのか悩むなぁ…

心配いりません。まずは、効果が高く、リスクが少ないものを選びましょう!

はぁは

最初はグッピーとジョブメドレーの2つだけでOK

採用できない不安から色々と手を出したくなりますが、最初はグッピーとジョブメドレーだけでOKです。他の媒体は採用が上手くいくようになって余裕ができたら検討すれば大丈夫です。

その理由は3つあります。

  • グッピーとジョブメドレーはスマホに強い
  • 成果報酬型のため採用できなくても金銭リスクが少ない
  • 手を広げすぎると管理しきれなくなり機会損失を招く

それぞれ順番に解説します。

グッピーとジョブメドレーはスマホに強い

歯科衛生士が就職・転職活動に使うツールの95%はスマホです。従ってスマホを制することが採用成功への近道です。

グッピーとジョブメドレーはスマホに強く、検索エンジンのGoogleやYahoo!で「歯科衛生士 求人」と検索したときに表示される順位で1位と2位を占めています(2022年4月時点)。

その分、求人情報が見られる数が多く、応募に繋がる可能性が最も高い媒体と言えます。

成果報酬型のため採用できなくても金銭的リスクが少ない

グッピーは「閲覧課金型」といい、医院の求人情報が求職者に閲覧された時点ではじめて課金がされます。ジョブメドレーは「採用課金型」といい、採用・入職した時点ではじめて課金がされます。

どちらも人材紹介と比べてリーズナブルな採用単価になっています。

この2媒体であれば大きな初期投資の必要がなく安心して採用活動をはじめることができます。

手を広げすぎると管理しきれなくなり採用の機会損失を招く

採用を焦るばかり、色々手を出したくなるのは理解できます。しかしそれはあまりおすすめできません。なぜなら、手を広げすぎると管理しきれなくなるからです。

管理しきれなくなるとどうなるか?求人情報の整合性が取れなくなってきます。例えば、こういうことが起こります。

グッピーの情報 給与24万円、在籍DH6名
ハローワークの情報 給与25万円、在籍DH4名

これは、スタッフが退職し欠員補充のため給与条件を変えてグッピーに出した。しかし、その時ハローワークは変えなかったというパターンです。

歯科衛生士は就職や転職に慎重なので、興味がある医院の情報はすべてチェックします。媒体によって情報が異なると、「あれ?給与もスタッフの数も違うけど、どっちが正しいんだろう?なんか怪しい…やめておこう」となる。これはレアケースではなく、よくある事例です。

従って、抜けもれなく管理できる体制がない限り、あまり手を広げないことをおすすめします。

リスクが少ない代わりに、デメリットもあります。

・求人原稿管理から応募者対応まですべて自分でやらないとならない
・採用トレンドの移り変わりを常に把握し対応しないといけない
・細かい運用ノウハウを身につけるまで時間がかる

自分でやるのは自信がないというの院長には、グッピーとジョブメドレーの運用を丸投げできて、採用するまで無料の採用代行サービスも用意しています。興味のある方はお気軽にご相談ください。

選考プロセスは1回に集約させる

順調に求人もスタートし、はじめて応募が来ました。

歯科院長

やったね!よかった(ホッ)

ここで喜ぶのはまだ早く、むしろここからが本番です。なぜなら、応募の段階ではまだ本気ではなく、ただ興味を持っているという状態です。

はぁは

歯科衛生士が就職・転職活動する際、同時にエントリーする医院の数は平均で5医院です。

高い倍率かと思うかもしれませんが、一般企業の新卒就活生のエントリー数の平均は30.6社(マイナビ調べ)ですので、それよりはかなり低い数字です。

歯科衛生士の採用フローで一番大事なこと

それはスピードです。

採用はナマモノだとよく言われます。応募したときが一番HOTな状態で徐々に熱が覚めてくる。鉄は熱いうちに打てということです。

歯科衛生士は引く手あまたのため、数々の誘いがあります。それによって気持が日々変化します。また、同じタイミングでエントリーした医院の中で最初に内定が出たところで決めてしまうというケースも非常に多い。よってスピードが特に大事になってきます。

それを踏まえて、私がおすすめする選考フローは、見学・面接・内定を1回で終わらせるという方法です。理想的な選考フローは以下の通りです。

  1. 応募が来たらその日中に連絡
  2. 応募日から3日以内に見学・面接をセットする
  3. 見学と面接は必ずセットで行う
  4. 見学と面接の時間はあわせて1時間以内
  5. 面接して採用したい人材だと思ったらその場で内定を告げる
  6. できれば内定通知書(条件提示書)をあらかじめ用意しておきその時提示する
  7. 入職日を決定する

逆におすすめしない選考フローは以下の通りです。

  • 応募から2日以上経ってはじめて連絡する(不安にさせます)
  • 応募から見学までの期間が一週間以上空く(気持ちが冷めます)
  • まずは見学だけでもOK(選考ステップ数が増えることにより辞退のリスクが高まります。また、見学で魅力付けできないとそこで終わりです)
  • 事前に履歴書を送ってもらう(面倒なので逃げられます)
  • 適性テストを行う(これをして良いのはたくさん候補者がいる医院だけです)
  • 見学や面接で2時間以上拘束する(疲れてネガティブな気持ちになります)
  • 採用するつもりなのにその場で内定を伝えない(不採用だと思って離れていきます)
  • 内定通知、採用条件を書面にして渡さない(不安にさせます。後でのトラブルの素になります)

以上、歯科医院の選考プロセスはできる限りスピーディ且つシンプルにする。これが鉄則です。

内定後はしっかりフォロー

ようやく仕上げです。

内定後は気持ちを遠ざけない、不安にさせないということが大事です。

内定から入職までの期間が空けば空くほど、放置されればされるほど、内定辞退の可能性が高まります。気持ちが徐々に冷めるのと、周囲から色々話をきいたり、新しい環境で働くことを想像することで、不安が募っていくからです。マリッジブルー的といえばわかりやすいかもしれません。

放置はNGです。こまめに連絡を取ったり、例えば院内の食事会に呼ぶ(コロナが空けたら)など積極的にコミュニケーションを図っていきましょう。

食事会に呼んだらそれがきっかけで辞退することが心配と思うかもしれません。しかし、入職してからすぐに辞めてしまうよりは入職前に辞退いただいた方がお互い傷つかずに済みます。怖がらずにコミュニケーションを取っていきましょう。

まとめ

  • 歯科衛生士採用で困ったら、採用活動全体を把握するためにまずは採用戦略を立てる
  • 事業計画やビジョンは大事だが採用計画とは切り分けて考える
  • 人員計画は無駄に終わる可能性が高いため無理に設定しなくても良い
  • 求める人物像はシンプルに「明るく、素直で、ポジティブ」
  • 衛生士の気持ち、自院の強み、競争相手を知る
  • 採用手法は広げすぎず、まずはグッピーとジョブメドレーの2つだけでOK
  • 選考プロセスはシンプル且つスピーディに。できれば1回に集約させる
  • 内定後は放置せず不安にさせないコミュニケーションを心がける

今回は「誰も教えてくれない歯科衛生士の採用方法」と題して、歯科衛生士採用の全体像をご説明しました。

歯科診療やマネジメントでお忙しい院長先生が採用までしっかり見るのは難しいとは思うものの、採用活動の全体像と基本的なフレームと採用方法を理解し実践することで、今まで採用に苦労していた医院が、採用できるようになったというお話はよく聞きます。

本記事で伝えきれなかったことはこれから徐々にアップデートしていきますので、ぜひSNSへのご登録もお願いします。また、自分でやらないといけないのはわかっているが、できればプロに任せたいという方は、採用するまで無料の採用代行サービスもございますのでお気軽にご相談ください。

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