歯科医院の採用に必要な事務は代行サービスを利用しよう

2023.12.26

「求人募集しているのに、全然応募が来ない……」そんな採用のお悩みを抱えている歯科医師の方は多いのではないでしょうか。

近年は歯科医院が多く、スタッフ採用は激しい争奪戦です。

また、対応するためには手厚い採用事務が必要ですが、個人の開業医の方などでは手が回らないと感じることも少なくありません。

そういった際は、歯科採用事務を代行してくれるサービスの利用を検討するのがおすすめです。

そこで今回は、代行サービスを利用するメリットや特徴などを詳しく解説します。

採用に必要な事務仕事はとても多い

近年は歯科医院数が増えて採用が難しくなったことで、採用に必要な事務仕事が予想以上に増えています。

特に個人の歯科医院には事務長などの採用担当者がおらず、診療を行う医院長が自ら採用業務も担当しているケースが多くあります。

まずは採用までにどのような事務作業が必要なのかを具体的に把握し、自身でこなせるかを検討してみましょう。

求人票の作成

掲載したい求人媒体を決めたら、求職者に向けて求人票を作成しましょう。

求人票はどのような媒体であっても、自社のアピールのために必要なものです。

まずは求めている人材をはじめ、資格や経験、年齢などを踏まえて明確にしてください。それと同時に今回の求人条件をリストアップしてまとめましょう。

その上で数多くある歯科医院の求人の中から、応募者に「ここで働いてみたい」と思わせる魅力的な求人原稿を作成します。

求人募集をする際にはさまざまな注意点が存在するので、詳しくは以下のページからご確認ください。

歯科衛生士の求人で「求める人物像」を載せると【応募が減る】!?

選考・スクリーニング

求人を掲載すると、徐々に応募が届き始めます。

複数人からの応募があった場合は、それぞれの方の条件を把握してどの方と面接をするのかをスクリーニングして選考しましょう。

履歴書やエントリーシートなどによく目を通し、学歴や資格、経験などから自身の歯科医院に合っている方を選ぶことがポイントです。

この段階でしっかり選別をしておけば、時間や費用を無駄にせず効率良く採用へとたどり着けます。

説明会の実施

歯科衛生士の採用が困難といわれている現代では、採用(就職)説明会を実施するクリニックも増えています。

クリニックが単独で開催したり、複数院がブースを出し合同で行ったりするケースもあります。

自身のクリニックが他院に比べて魅力的なポイントや、スタッフの雰囲気をリアルに伝えられる場なので採用につながりやすいです。

自分では開催が難しいと感じる場合は、歯科採用代行サービスなどに相談してみると良いでしょう。

応募者への連絡

選別を終えたら応募者へ連絡を入れます。

不明な点があれば直接話を聞き、同意が得られたら次のステップを提示しましょう。

選考に時間をかけすぎてしまったり不誠実な対応をしたりすると、この期間に応募者が離脱してしまう可能性があります。

診療と採用事務を同時に行っている場合は時間の融通が難しいかもしれませんが、応募者に対して丁寧な対応をすることが大切です。

面接の日程調整

応募者と話して同意が得られれば、面接を設定して実際に来院してもらいます。

診察時間と応募者の都合を考慮しながら、日程調整を行いましょう。

また、医院によっては面接と合わせて見学を行う場合もあります。

見学を通じて事前に院内を見て回りながらスタッフと交流をしてもらえれば、お互いの雰囲気が伝わりやすくミスマッチを最小限にできます。

見学は一般的に1~2時間程度であり、院長だけでなく信頼できるスタッフが担当するケースも多いです。

見学の際のポイントは、以下のページからご確認できます。

【歯科医院向け】「見学だけでもOK」はダメ!?応募に繋がる医院見学のやり方!

採用通知・不採用通知

応募者の面接をすべて済ませたら、採用・不採用を決定してその結果を通知します。

ほとんどの場合が採用決定は院長が行い、電話やメールなどで連絡を入れます。

この時点で「採用内定通知書(採用決定通知書)」を発行しますが、これは内定を伝えるためのものですが労働契約となります。

一度発行すると簡単には取り消せないので、あらかじめ注意してください。

また、それと同時に「内定承諾書(入社誓約書)」を発行し、応募者に提出してもらいます。

これは歯科衛生士だけでなく、歯科助手や受付・歯科医師を採用する際にも共通です。

実際には内定通知書を発行しない医院も多いので、きちんと発行すれば応募者が安心できる要素といえます。

入職前のフォロー

採用と決まったとしても、契約をしていない段階では心変わりをしてしまう可能性があります。

内定辞退とならないように入職前にしっかりとフォローし、院内の受け入れ態勢を整えておくことが肝心です。

歯科医院の採用で比較的多い内定辞退の理由は、「他のクリニックに決めてしまった」です。

内定辞退されてしまうと、費用や時間が無駄になってしまいます。

こまめにフォローをしつつ、面接で「他院への応募もしているのか」なども確認しておくと良いでしょう。

入社手続き

内定通知書は雇用契約を証明するものではないので、入社が決定したら「雇用契約書」を交わし手続きをします。

雇用契約書は「企業が契約者に対して報酬を支払う」ことを取り決めた書面で、両者の合意が得られた証拠となります。厳密にいうと、民法では雇用契約書の発行を義務とはしていません。

しかし、後々のトラブル防止に役立つため、交わしておいたほうが無難です。

歯科の人材採用は代行サービスへ依頼しよう

近年の歯科業界の採用状況は厳しく、採用に伴う事務仕事は増えています。

個人のクリニックを運営している歯科医師の方などであれば、診療と並行した採用事務は大きな負担です。

また、診療が本業である医師の方は記事作成やフォローなどの業務を得意としない方もいるかもしれません。

そういった悩みを抱えている場合は、歯科業界の人材採用代行サービスへ依頼してみてはいかがでしょうか

ここでは、代行サービスを利用することで得られるメリットや特徴を紹介します。

採用業務をアウトソーシングすることで時間を有効活用できる

採用に関わる業務は非常に多く、医師の専門分野といえないものも多く含んでいます。

人によっては苦手意識を抱き、苦痛に感じてしまうかもしれません。

採用代行サービスを利用すれば医師が採用業務を行う必要はなく、診療業務に集中することが可能です。

また、個人の開業医の方であれば、採用業務が診療後の残業となってしまうこともあります。

思い切ってアウトソーシング(業務委託)すれば残業をする必要がなくなり、スキルアップや休養などに時間を有効活用できるようになるでしょう。

採用業務に特化した専門家のサポートを受けられる

医師は歯科治療の専門家なので、「採用業務が難しい」と感じることは当然です。

採用代行サービスは採用業務に精通している専門家なので、効率的にスタッフ獲得を目指せます。

その中でも、「歯科採用」に特化している専門家のサービスならば業界の動向に詳しく実績も豊富なため、クリニックの事情を理解して的確にサポートしてくれるでしょう。

求職者を複数院に紹介する人材紹介サービスとは異なり、採用代行サービスは契約したクリニックだけを徹底サポートして効率的に採用に導いてくれます。

採用担当者がいなくても適切な人材を採用できる

個人が経営するクリニックなどでは、すべての作業を医院長が担っているケースが多いです。

事務長などの採用業務を担当してくれる方がいないため、人材確保にはどうしても時間がかかってしまいます。

採用代行サービスでは採用条件の設定や記事作成、応募者のスクリーニングまでサポートしてもらえます。

採用担当者がいなくても専門家の選んだ適切な人材と出会えるため、医院長の負担を大きく減らせるでしょう。

歯科医療事務の採用ならデンタルHR総研

歯科医療事務の採用でお困りならば、採用代行サービス「デンタルHR総研」がおすすめです。

デンタルHR総研は歯科業界に特化した、採用のプロフェッショナルです。

歯科採用の実績を持つリクルーターたちが、原稿の作成・更新からスカウトメール、面接・条件提示などの応募者対応、入職前後のフォローアップまでサポートします。

業界初となる完全報酬型のプランも用意しており、採用までは完全無料、初期費用・月額費用無料も可能です。

ノーリスクでスタッフ獲得を目指したい方は、ぜひご相談ください。

公式サイトは、以下のページからご確認ください。

デンタルHR総研

デンタルHR総研に歯科採用事務代行を依頼するメリット

求人媒体や人材紹介サービスに、「お金がかかるだけで採用に至らない」というイメージを持つ方もいるのではないでしょうか。

ここでは、採用代行サービス「デンタルHR総研」へ実際に歯科採用事務の代行を依頼すると、どのようなメリットがあるのかを紹介します。

採用業務を丸ごとお任せ

デンタルHR総研のサポートは、採用業務を丸ごとお任せできることが大きな魅力です。

まずは専門家が院長先生と相談し、トレンドなどを踏まえて一緒に採用戦略を立てていきます。

採用戦略が決まったら求人条件をまとめ、魅力的な原稿を作成して求人媒体に掲載し、スカウト機能などを使用しながら積極的に条件の合う方を見つけて声かけを行います。

また、応募者が離脱しないようフォローしながら面接日程の調整をし、負担に感じやすい合否通知も代行可能です。

必要書類の作成やアフターフォローもあり、最初から最後までのフォロー体制を整えています。

医院長は応募者の選別と面接・見学、当日の受け入れを行うだけなので、診察などに集中できるでしょう。

他社との差別化

デンタルHR総研のサポート体制は、「サポート内容・コスト・リスク」の面で他社と大きく差別化しています。

スカウトメールや求人原稿サポートを行う企業は存在しますが、入社後のアフターフォローまで請け負っている企業はそれほど多くはありません。

業界初の完全報酬制プランがあるため、初期投資や運用コストも抑えられます。

また、採用後に早期退職をされてしまった場合には返金保証制度も用意されているので、リスクは最小限にできるでしょう。

このようなサービスを準備している企業はありますが、これらをすべて備えているのがデンタルHR総研の大きな強みです。

料金プランがさまざま

デンタルHR総研は初期費用0円、クリニックの経理状況に合わせて選べる3つのプランが用意されています。

完全成功報酬型の「ベーシックプラン」は、月額も不要で採用したときにだけ支払うノーリスク型です。

一方、「プレミアムプラン」では、月額5万円が発生しますが成功報酬を抑えられます。

また、複数名の採用を希望する場合には「VIPプラン」がおすすめです。

月額は8万円ですが成功報酬は不要、採用と労務に強い心強い顧問がつくので安心して経営に取り組めます。

まとめ

近年は歯科医院が増加の一途をたどっており、採用事務は想像以上に負担となっていることは少なくありません。

特に個人のクリニックの場合では、「自分だけですべて行うのは限界がある」と感じている方も多いでしょう。

採用業務の負担に悩んでいる場合は、デンタルHR総研にお任せください。

デンタルHR総研では、歯科業界の専門家の万全なサポートを受けながらコストを抑えて効率良く採用を目指すことが可能です。

採用業務にお悩みの方は、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

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